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発送手続のデジタル化について

1. 概要

特許庁では、新型コロナウイルス感染拡大防止・予防のための新しい生活様式への移行、今後急速に発展するデジタル社会への対応、行政手続の更なる利便性向上を目的とし、政府全体で進められているデジタル・ガバメント推進の取組として、令和3年3月31日に「特許庁における手続のデジタル化推進計画(PDF:203KB)」を公表しました。

本計画に基づき、特許庁からの書面発送手続のうち、申請人からの要望の高かった以下の7書類について、オンライン発送を可能とする機能をインターネット出願ソフトに追加するためのシステム開発及び法令の整備を進めており、令和6年4月以降、オンライン発送を希望する者に対してオンライン発送が可能となります。

また、申請人が案件管理にご利用いただけるよう、3.対象書類のうち、1.~5.の発送書類については、オンライン発送時に合わせて、案件一覧情報も添付します。

2. サービス開始

令和6年(2024年)4月1日

3. 対象書類

1. 特許(登録)証

権利として設定登録された証書

※特許(登録)証により、権利者であることを証明するものではありません。

2.

年金領収書

権利維持にかかる登録料の納付があった際に送る領収情報
3. 自動納付関係通知 申出人の申出により、毎年、自動的に予納台帳または指定銀行口座から特許料等を徴収する制度に係る通知
4. 商標更新申請登録通知 商標権の存続期間が更新登録され、商標登録原簿に、納付年分、納付金額、納付年月日を記録したことを納付者に対して通知するもの
5. 移転登録済通知

登録原簿に権利の移転や表示の変更等にかかる申請内容を登録した旨を申請人に通知するもの

※通知書が無くとも権利者であることを主張できなくなるわけではありません。

6. 識別番号通知 特例法施行規則により申請人等に付与した識別番号にかかる情報を通知するもの
7. 包括委任状番号通知 特許出願等の事件を特定しない包括的な委任状が提出された際に、包括委任の番号を通知するもの

既にオンラインの対象となっている書類一覧は発送書類一覧(PDF:434KB)

4.オンラインによる受領方法(任意事項)

詳細は、「出願ソフトサポートサイト(外部サイトへリンク)」をご確認ください。

(1)事前準備

オンラインによる受領を希望される方

インターネット出願ソフトの「サービスメニュー」の設定で「オンライン発送利用希望」を「あり」にしてください。

ただし、特許庁からのオンライン発送後、一定期間(10営業日)内にオンラインで受領しなかった場合は、その後、普通郵便で発送します。

  • ※一定期間(10開庁日)経過後、オンラインで受領しなかったファイルはサーバーから削除され、新規追加の7書類は普通郵便にて発送されます。普通郵便で発送することとなった場合、オンライン発送と比べ1ヶ月程度発送が遅くなります。また、オンラインで再度発送することはできませんので、ご留意ください。
  • ※移転登録済通知をオンラインで受領希望の方は、提出する申請書に申請人又代理人の識別番号を記載することが必須です。

オンラインによる受領を希望しない方

既存のオンライン発送書類と同様に、「オンライン発送利用希望」を「なし」としている場合、新規追加の7書類は普通郵便で発送します。なお、「オンライン発送利用希望」を「なし」とした場合、新規追加の7書類だけでなく特許庁から発送されるすべての書類が書面による発送となりますのでご留意ください。

(2)オンラインによる取得方法

インターネット出願ソフトの発送書類要求種別「1.特許実用新案」「2.意匠」「3.商標」のほか、新たに「4.共通 」を用意しました。1.~7. の書類 は、「4.共通 」を通じて、取得することができます。なお、発送書類要求種別を選択することで、選択した種類の書類だけ取得することも可能です(「4.共通」の一部の書類のみを取得することはできません)。

  • オンラインで取得する件数をご自身で調整することが可能ですが、1.~7.の書類別に取捨選択はできません。
  • 特許(登録)証を印刷する場合は、必要に応じて6.FAQのQ6を参考にしていただき、印刷をお願いいたします。

取得件数によってはダウンロードに相当の時間を要しますので、中断しないようご注意ください。

(3)発送単位

書類名称 作成単位 発送先 発送単位 発送タイミング 初回の発送タイミング
(予定)
1.特許(登録)証 出願人+納付者が同一 納付者 1週間 設定登録のあった
翌週2開庁日目 9時
令和6年4月2日:
同年3月25日から29日に設定登録した案件
2.年金領収書 権利者+納付者が同一 納付者 1週間 年金登録のあった
翌週2開庁日目 9時
令和6年4月2日:
同年3月25日から29日に特許庁が処理した案件
3.自動納付関係通知 送付先+申出人
(納付者)が同一
申出人(納付者)
※登録通知のみ、
申出人もしくは代理人
1週間 自動納付処理のあった
翌週2開庁日目 9時
4.商標更新申請登録通知 送付先+権利者が同一 権利者もしくは代理人 1週間 更新登録のあった
翌週2開庁日目 9時
5.移転登録済通知 送付先が同一 申請人 1週間 移転登録のあった
翌週2開庁日目 9時
令和6年4月16日:
同年4月1日に受付され、登録となった申請書
6.識別番号通知 手続者 手続者 随時 処理の約2開庁日後 令和6年4月1日:
同年3月28日に特許庁が処理した案件
7.包括委任状番号通知 手続者 手続者 随時 処理の約2開庁日後

5.発送書類(データ)に添付される追加情報

オンライン発送に合わせて、申請人による案件管理に便利な案件一覧情報も添付して送信/送付します。

対象書類のうち1.~5.については、オンラインで受け取ることにより、申請人が案件管理に必要となる情報をまとめたXMLデータ(CSV出力可能)が新たに添付されるので、データの二次利用が可能となります。是非、オンラインでの受け取りにご協力ください。

(1)発送書類の区分

内容 オンライン 紙発送
送付状 対象書類の留意事項、問合先 等 XMLファイル 書面
案件一覧 案件管理に必要な情報 XMLとPDFファイル 書面
発送書類 特許(登録)証と登録済通知書のみ PDFファイル 書面

(2)発送書類のイメージ図

発送書類の例:特許(登録)証の通知

発送書類の例:特許(登録)証の通知

送付状のイメージ(PDF: 985KB) 案件一覧のイメージ(PDF: 2,569KB) 特許(登録)証のイメージ(PDF: 2,647KB)
移転登録済通知のイメージ(PDF: 1,300KB)

※上記リンクボタンを押せば、見本が開けます。
※送付状、案件一覧は特許(登録)証を例示しています。

(3)発送書類の一覧図

送付先 送付状(XML) 案件一覧(XML + PDF)
※複数件ある場合は繰り返し掲載します
発送書類
(PDF)
(1) 特許(登録)証 納付者
  • 作成日
  • 宛名
  • 発送物の件数
  • 問合先
四法、登録番号(分割番号、防護番号)、
書類名称、設定登録日、出願番号、出願日、 請求項の数(区分の数)、納付年分、
納付金額、納付日、徴収金額、料金徴収日、 次期年金納付期限日
など
  1. 通知書(現状の登録証の送付票と同等のもの)
  2. 特許(登録)証
(2) 年金領収書 納付者
  • 作成日
  • 宛名
  • 発送物の件数
  • 問合先
四法、登録番号(分割番号)、書類名称、
受付番号(併合納付にかかる番号)、 請求項の数(区分の数)、納付年分、
納付金額、納付日、徴収金額、料金徴収日、 次期年金納付期限日
など
(3)

自動納付関係通知

  • 自動納付登録通知
  • 自動納付事前通知
  • 自動納付終了通知
  • 自動納付中止の通知
申出人
  • 作成日
  • 宛名
  • 発送物の件数
  • 問合先
四法、登録番号、書類名称、処理日、
納付方法、納付年分、徴収予定金額、 次期年金納付期限日、
申出人/権利者氏名
など
(4)

商標更新申請
登録通知

  • (商標)更新申請登録通知
  • 商標更新登録通知(防護更新)
納付者
  • 作成日
  • 宛名
  • 発送物の件数
  • 問合先
四法、登録番号(分割番号、防護番号)、
書類名称、更新登録日、出願番号、 区分の数、納付年分、納付金額、納付日、
徴収金額、料金徴収日、次期手続期限日 など
(5) 移転登録済通知 申請人
  • 作成日
  • 宛名
  • 発送物の件数
  • 問合先
四法、受付番号、受付年月日、登録年月日、
登録番号(分割番号)、順位/表示付記、 登録の目的、申請人氏名
など
現状の移転登録済通知と同等のもの
(6)

識別番号通知

  • 識別番号通知
  • 識別番号統合通知
  • 訂正通知
申請人 書類タイトル、作成日、識別番号、
識別番号にかかる住所(居所)及び氏名(名称)、抹消した識別番号、お知らせ、問合先
(7)

包括委任状番号通知

  • 包括委任状番号通知
  • 包括委任状取下通知
  • 包括委任状訂正通知
  • 包括委任状取下訂正通知
申請人 書類タイトル、作成日、宛名、
包括委任番号、包括委任状提出日、 委任者の識別番号及び氏名(名称)、
代理人の識別番号及び氏名(名称)、お知らせ、問合先

6.FAQ

【全般】

Q1. オンライン発送データを紛失した場合、再発送していただくことは可能ですか。また、閲覧することは可能ですか。

A1.再発送することも閲覧することもできませんので、データを大切に保管してください。ただし、書面の特許(登録)証のみ、再交付請求が可能です。

Q2. 受け取り方法の変更(オンライン発送または紙発送)は何度でも可能ですか。

A2.可能です。インターネット出願ソフトのサービスメニュー変更から都度変更してください。ただし、インターネット出願ソフトの発送書類要求種別「1.特許実用新案」「2.意匠」「3.商標」「4.共通 」の全てが変更され、「4.共通 」だけを変更することはできません。

Q3. インターネット出願ソフトの「サービスメニュー」の設定で受け取り方法の変更(オンライン発送または紙発送)をした場合、変更後の設定はいつ頃反映されますか。

A3.オンライン発送利用希望を「なし」に変更した場合は、翌日以降の発送分から郵送に変更されます。なお、上述のとおり、インターネット出願ソフトの発送書類要求種別「1.特許実用新案」「2.意匠」「3.商標」「4.共通 」の全てが変更されます。

Q4. 受け取り可能な期間内にオンライン発送書類を受け取れなかったのですが、改めてオンライン発送されますか。

A4.受け取り可能な期間内にオンライン発送書類を受領しなかった場合は、書面による発送に切り替わります。このため、改めてオンライン発送されることはありません。

Q5. 新規追加される7書類のオンライン発送データのサンプルはどのように入手できますか。

A5.新規追加される7書類のオンライン発送データのサンプルは、特許庁から提供しているインターネット出願ソフトの開発標準書等に含めて提供しています。
入手方法等の詳細は、「インターネット出願ソフト提供資料の請求について」をご確認ください。

【特許(登録)証】

Q6. 特許庁が発行する特許(登録)証と同水準の印刷物を出力するには、どのような規格にすればいいですか。

A6.

以下の規格を参考にしてください。

  • 特許、実用、意匠:
    用紙:色上質紙(クリーム)、厚さ0.18mm、斤量84.5kgA版(坪量153.5g/m2
    サイズ: A4
    印刷方向:縦
  • 商標:
    用紙:マットコート紙(半光沢紙)または上質紙(非塗工紙)、厚さ0.18mm、斤量86.5kgA版(坪量157g/m2
    サイズ: A4
    印刷方向:縦

Q7. 特許(登録)証の電子データを紛失した場合、再交付を請求する方法はありますか。

A7.特許(登録)証の電子データの再交付はできません。再交付請求を行った場合は、普通郵便による発送でのみ再交付をうけることができます。特許(登録)証以外に付属されるその他のデータについては、再交付することができませんので、大切に保管してください。

Q8. 明細書、特許請求の範囲、図面の訂正の審決が確定した際に交付される特許証は、電子データでの交付が可能ですか。

A8.電子データの交付はできません。従前どおり、紙での交付になります。

Q9. 国際意匠・国際商標の登録証はオンライン発送の対象ですか。

A9.国内の四法がオンライン発送の対象であり、国際意匠・国際商標の登録証は対象外となります。

【年金領収書】

Q10. 年金領収書を普通郵便で受け取る場合、今まで通り、圧着はがきで送付されますか。

A10. はがき形式の発送は令和6年3月31日を以て終了しましたので、オンライン・書面を問わず圧着はがきで送付されることはありません。なお、普通郵便による発送の場合は、A4用紙となります。

Q11. 納付金額と徴収金額の違いを教えてください。

A11. 納付金額は適正額、徴収金額は実際に支払った額です。ただし、徴収金額については、補充書等が存在する場合には「*********」が編集されます。

Q12. 設定納付書や年金納付書に過誤納があった場合、お知らせの手紙は送付されますか。

A12. お知らせの手紙は送付いたしませんので、案件一覧で納付金額(適正額)と徴収金額(実際に支払った額)を確認してください。ただし、補充書を提出した場合には、案件一覧に徴収金額が記載されません。ご自身で納付書と補充書で支払った合計金額を計算したうえで、過誤納かどうかを確認してください。

【自動納付関係通知】

Q13. 自動納付申出書や取下書を併合で申請した場合、現在は1枚ずつはがきで通知されますが、オンライン発送で受け取る場合も1件ずつの発送になりますか。

A13. 申出人・権利者ごとに複数件をまとめて一覧情報の形で書類を作成するため、1件ずつの発送にはなりません。

【商標更新申請登録通知書】

Q14. 更新登録通知と防護標章更新登録通知は、1つの案件一覧にまとまってオンライン発送されますか。それとも別の案件一覧になりますか。

A14. 更新登録通知と防護標章更新登録通知は、1つの案件一覧にまとめられます。

【移転登録済通知書】

Q15. 移転登録申請関連手続をオンラインで申請した場合、移転登録済通知書も自動的にオンラインになるのでしょうか。

A15. 移転登録済通知は、インターネット出願ソフトの「オンライン発送利用希望」を「あり」にしている場合であって、識別番号を記載している場合に、オンラインでの受領が可能です。なお、オンライン申請の開始時期とオンライン発送の開始時期は相関しておりませんので、ご注意ください。

Q16. 移転登録申請関連手続について、手続補正指令書及び却下理由通知書をオンラインで受け取ることはできますか。

A16. 手続補正指令書及び却下理由通知書はオンライン発送対象書類ではありません。オンライン発送対象書類は移転登録済通知書のみであり、その他移転関連の発送書類は現時点でオンライン発送予定はございません。

Q17. 申請人が複数存在する場合、移転登録済通知書はどこに送付されますか。

A17. すべての申請人(代理人がいる場合は、識別番号を記載した筆頭代理人)に送付します。単独申請の場合は、申請人ではないので登録義務者には送付されません。

Q18. インターネット出願ソフトでオンライン受領を希望していますが、移転登録申請書に申請人の識別番号を記載し忘れました。このとき、移転登録済通知をオンラインで受領することができますか。

A18. できません。必ず移転登録申請書に識別番号を記載してください。

[更新日 2024年4月3日]

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【本記事に関するお問い合わせ先】

特許庁総務課業務管理班
電話:03-3581-1101 内線 2104

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【対象書類1~5に関するお問合せ先】

登録室 電話:03-3581-1101

特許(登録)証・年金領収書・商標更新申請登録通知について

  • 登録室(特許・実用設定担当)内線 2708
  • 登録室(意匠・商標設定担当)内線 2712
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自動納付関係通知について

  • 登録室(管理班)内線 2704
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移転登録済通知について

  • 登録室(特許・実用移転担当)内線 2715
  • 登録室(意匠・商標移転担当)内線 2717
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【対象書類6、7に関するお問合せ先】

出願課 申請人等登録担当

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